Dennoch hat das Arbeiten im Ausland Herausforderungen, die über die des „Home-Office“ hinausgehen. Da es im Gegenzug aber auch so viel Tolles mit sich bringt, möchten wir dich durch unsere Step-by-Step-Übersicht mit allerlei praktischen Tipps in der Vorbereitung auf deine Workation oder deine Zeit als digitaler Nomade unterstützen.
Übrigens, wenn du dich fragst was der Unterschied zwischen Workation und dem digitalen Nomaden-Lifestyle ist, dann haben wir hier den passenden Artikel für dich: Workation – Arbeit & Urlaub verbinden – ltur Reiseblog
Und nun möchten wir dich nicht länger auf die Folter spannen und dir hier unsere Top 10 Tipps und Tricks für dein digitales Arbeiten im Ausland vorstellen.
Tipp 1: Überprüfe, ob und wie Workation/Remote Work im Ausland für dich möglich ist.
Was Workation und auch das Arbeiten als digitaler Nomade gemeinsam haben und sie gleichzeitig von anderen Arbeitsmodellen im Ausland unterscheiden, ist, dass es sich um eine überwiegend digitale Tätigkeit handelt, die du grundsätzlich von jedem Standort aus machen kannst. Das kann im Rahmen eines Angestelltenverhältnisses, einer studentischen Tätigkeit, einer Selbstständigkeit, als Freelancer oder Freiberufler sein.
Tipp: Informiere dich gleich zu Anfang bei deinem Arbeitgeber, welche „Work&Wave“-Möglichkeiten es für dich gibt. Vielleicht bietet ja dein Unternehmen bereits ein passendes Programm an? Wir bei ltur können unseren Mitarbeitern gemeinsam mit TUI das Programm „TUI Workwide“ anbieten, durch das sie sich ganz einfach für eine Workation bewerben können. Falls es ein solches Programm bei dir noch nicht geben sollte, kannst du bei deinem Vorgesetzten oder der Personalabteilung in Erfahrung bringen, ob dein Arbeitgeber grundsätzlich dazu bereit wäre, dir das Arbeiten im Ausland zu ermöglichen. Falls ja, sollte hier auch im gleichen Schritt geklärt werden, welche Optionen es gibt und was jeweils zu berücksichtigen ist. Grundsätzlich ist das Konzept „Workation für bis zu 30 Tage“ wohl die einfachste Option, da dies mit wenig Aufwand für dich und deinen Arbeitgeber verbunden ist. Die Workation ist auch für dich eine gute Möglichkeit zu testen, ob dir das Arbeiten aus dem Ausland überhaupt liegt. Neben der Workation gibt es allerdings auch so einige andere Modelle, mit denen du für eine längere Zeit im Ausland arbeiten kannst. Vor allem bei einem kompletten Remote-Job passt der Lifestyle als digitaler Nomade besonders gut.
Auch wenn du als Selbstständiger oder Freelancer etwas flexibler einschätzen kannst, ob das Arbeiten im Ausland für dich umsetzbar ist, solltest du eine vorherige Abklärung mit deinen bestehenden Kunden und Auftraggebern mit einplanen.
Tipp 2: Erstelle ein Konzept für deine Arbeitsorganisation.
Zuallererst ist es wichtig, dir vor jeglicher weiterer Planung bewusst zu werden, was du dir von deinem Aufenthalt erhoffst. Mach dir gleich zu Anfang Gedanken darüber, wie du deine Arbeit im Ausland organisieren möchtest und kommuniziere dies rechtzeitig an alle Beteiligten. Denn egal in welchem Arbeitsverhältnis du bist, ist eine klare Kommunikation an alle deine Stakeholder unheimlich wichtig. Die meisten Arbeitgeber werden vor der Genehmigung erwarten, dass du dir zum Thema Zeitmanagement, Arbeitszeiten und Erreichbarkeit Gedanken gemacht hast.
Aber auch für dich selbst ist es wichtig, in deiner Workation ein gesundes Gleichgewicht zwischen Arbeit und Freizeit zu finden. Zwar ist der Begriff „Work-Life-Balance“ nicht neu, aber vor allem in einer neuen Umgebung möchtest du ja die Gelegenheit besonders nutzen diese tiefergehend zu erkunden und neue Erfahrungen zu sammeln.
Du möchtest viel (spontan) unterwegs sein und flexibel deine Arbeitszeit einteilen?
Dann würde sich eine überwiegend schriftliche Kommunikation anbieten. Bitte deine Stakeholder bei Bedarf nach telefonischer Klärung darum, rechtzeitig Termine einzustellen oder den Betreff im Vorfeld per E-Mail zu kommunizieren, sodass du sie zurückrufen kannst. Bei verschiedenen Kommunikationsmöglichkeiten (wie z. B. Microsoft Teams) kannst du es so einstellen, dass sie anzeigen, wann du on- und wann du offline bist. Wenn du Flexibilität von anderen erwartest, musst du dir allerdings auch darüber im Klaren sein, dass die Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit für dich mehr verschwimmen können. Das ist vor allem der Fall, wenn du die gleichen Geräte zu persönlichen wie auch zu geschäftlichen Zwecken nutzt. Daher musst du dir umso mehr bewusst Zeit nehmen, in der du nicht erreichbar bist!
Du möchtest auch bei der Arbeit im Ausland eine klare Grenze zwischen Arbeit und Urlaub schaffen?
Richte dir feste Arbeitszeiten ein, zu denen du telefonisch und/oder elektronisch erreichbar bist, und halte dich daran. Stelle auch anderen einen Zeitraum zur Verfügung, in dem dir Termine eingestellt werden können. Bestimme die Geräte, mit denen du erreichbar bist und die du nach deiner Arbeitszeit in deiner Unterkunft lassen kannst. Falls du dein eigenes Mobilgerät nutzt, dann fordere von anderen ein, deine Arbeitszeit zu respektieren. Und sei konsequent mit dir selbst! Du bist ja auch in einem anderen Land, da du deine neue Umgebung so gut wie möglich genießen möchtest. Trotz geregeltem Ablauf geben wir dir aber dennoch den Tipp, dir einen gewissen Raum für Spontanität und gelegentliche Anpassungen einzuräumen. Vielleicht sind die Gegebenheiten vor Ort anders, als du sie dir vorgestellt hast. Besonders das Leben als digitaler Nomade kann unvorhersehbar sein. Sei bereit, dich anzupassen und flexibel zu sein, wenn Dinge anders laufen als geplant.
Beachte die unterschiedlichen Zeitzonen
Unterschiedliche Zeitzonen können die Arbeitsorganisation erschweren, vor allem wenn sie mehrere Stunden betreffen. Aber auch hier gibt es einige Möglichkeiten, Termine und Verfügbarkeiten für alle passend zu planen. Unter Umständen ist hier auch deine Bereitschaft gefragt, nicht im üblichen 9-5 Zeitraum zu arbeiten, sondern die Termine mehr auf den Morgen oder Abend zu planen.
Tipp 3: Nimm dir Zeit herauszufinden, wo du hinmöchtest.
Vielleicht hast du schon ein genaues Ziel für deine Workation vor Augen. Aber vielleicht bist du auch noch ganz offen und möchtest das Reiseziel und die Unterkunft entsprechend deinen Bedürfnissen und Wünschen auswählen. Und ganz vielleicht geht es dir genauso wie uns, und dir fällt es bei der ganzen tollen Auswahl schwer, dich für ein Reiseziel oder eine Unterkunft zu entscheiden. Hier haben wir eine simple Lösung: die ltur Entscheidungsmatrix. Hierfür benötigst du nur: Alle Kriterien, die dir wichtig sind für deine Entscheidung, welches Reiseziel und welche (Art der) Unterkunft du wählen möchtest, dann eine Gewichtung (von 1 bis 3) dieser einzelnen Kriterien und zuletzt eine Bewertung (von 0 bis 3), inwiefern die Optionen diese Kriterien erfüllen. Nun musst du nur noch die Gewichtung eines Kriteriums mit der Bewertung der Option multiplizieren.
Klingt kompliziert? Das ist es gar nicht – mit unserem Template-Vorschlag für eine Entscheidungsmatrix geht das super easy!
Bedenke auch, dass dein fester Arbeitsplatz nicht in deiner Unterkunft selbst sein muss oder sich auch je nach Lust und Laune wandeln kann. Neben öffentlichen Orten und gastronomischen Anbietern mit Internetzugang, gibt es an vielen Orten auch immer mehr Coworking-Spaces. Dort teilen sich Nutzer die (Kosten für die) Einrichtungen (Schreibtische, Bildschirme, Teeküche, etc.) und häufig gibt es auch extra Bereiche für Meetings oder ruhiges Arbeiten. Darüber hinaus gibt es kreative Hubs, wo Kreative und künstlerische Unternehmer zusammenkommen, um Ideen auszutauschen, Innovationen voranzutreiben und ihre Arbeit zu präsentieren. So etwas mag z. B. in Form eines Künstler-, eines Musik- oder eines Designstudios auftreten.
Tipp 4: Berücksichtige die Infrastruktur deines baldigen Aufenthaltsortes.
Es gibt so einige Dinge, die du dir bei der Planung deiner Workation berücksichtigen solltest. Neben einer funktionierenden Internetverbindung und einem passenden Arbeitsplatz, gehört zu einer guten Infrastruktur eines digitalen Nomaden zumeist die Möglichkeit, auch selbst kochen und Wäsche waschen zu können. Während dies in Bungalows und Ferienwohnung zumeist zum Grundequipment dazugehört, gibt es dieses Angebot mittlerweile auch in vielen Hotels – insbesondere die, welche für längere Aufenthalte ausgestattet wurden. Darüber hinaus ist es in vielen Ländern üblich, Wäsche in sogenannten Waschsalons für günstiges Geld zu waschen. Zwar gibt es auch noch die gute alte Handwäsche, allerdings kann es auch bei auch bei einem kürzeren Aufenthalt passieren, dass man auf andere Optionen zurückgreifen möchte. Was ebenfalls Teil deiner Standort-Recherche sein könnte, sind Dinge wie ein nahegelegener technischer Support vor Ort, falls du Hardware-Probleme haben solltest, die durch den digitalen Support nicht gelöst werden können.
Ganz wichtig für den Notfall ist eine gut erreichbare ärztliche Versorgung (Krankenhaus, Apotheke, Allgemeinarzt, …). Um vor Ort keine Probleme zu bekommen, lass dich im Vorfeld von deiner Krankenkasse hinsichtlich der Inanspruchnahme von ärztlicher Versorgung beraten. Bringe in Erfahrung, wie das Prozedere im Fall der Fälle vor Ort aussehen würde, d. h. was du den Verantwortlichen vor Ort sagen musst, ob der Rücktransport übernommen wird, ob du die Kosten für die Behandlung vorstrecken musst und was deine Krankenkasse für Unterlagen benötigt, um diese dir nachträglich zurückzuerstatten.
Ebenfalls solltest du dich rechtzeitig um etwaige (verschreibungspflichtige) Medikamente kümmern, die du regelmäßig einnehmen musst oder im Notfall benötigst.
Tipp 5: Informiere dich über folgende Themen: Visum, Steuern, Versicherung, Reisepass und Impfungen und Führerschein
Die Corona-Pandemie hat viele Trends vorangetrieben, so z. B. auch das digitale Nomadentum und die Workation. Immer mehr Länder bieten Visas an, die so ein Lifestyle ermöglichen. So gibt es einige Visas für digitalen Nomaden, um dort bis zu einem Jahr zu leben, ohne dort Einkommenssteuer zu zahlen (z. B. Costa Rica, Kroatien, Bermuda, Malta, Barbados). Auch Länder, wie Belize, Malaysia und Albanien oder Tschechien, Estland, Griechenland und Ungarn ziehen mit Visa-Erleichterungen für digitale Nomaden nach.
Für eine gute Übersicht zum Thema Visum und Steuern sowie die dazugehörigen Gebühren sowie Lebenserhaltungskosten können wir dir folgende Seite empfehlen: https://www.wohnsitzausland.com/digitale-nomaden/visum
Weitere Informationen zum Visum findest du auf den Reise- und Sicherheitshinweis-Seiten des Auswärtigen Amts. Dort bekommst du auch einen Überblick über alle potenziell gefährlichen Krankheiten deines Wunschlandes, für welche du dich gegebenenfalls rechtzeitig vorher impfen lassen musst. Apropos: Um dich auf das Thema Impfungen vorzubereiten, empfehlen wir dir eine rechtzeitige Beratung/reisemedizinische Sprechstunde bei deinem Hausarzt oder einer Praxis für Reisemedizin.
Krankenversicherung
Während bei einer Workation zumeist die vorhandene Krankenversicherung reicht, ist bei einem längeren Aufenthalt im Ausland (auch im EU-Ausland) eine Auslands-Krankenversicherung oder eine internationale Krankenversicherung empfehlenswert bis notwendig. Ebenfalls zu beachten ist unter Umständen eine Haftpflichtversicherung, die dich auch bei Sach- und Personenschäden im Ausland schützt. Falls du für eine ausländische Versicherung entscheiden solltest, um Geld zu sparen, empfehlen wir dir, ganz in Ruhe die Konditionen durchzulesen bzw. extern übersetzen zu lassen, um hier böse Überraschungen zu vermeiden.
Reisepass
Ein weiterer wichtiger Punkt, der rechtzeitig vorher berücksichtigt werden muss, ist das Thema Reisepass. Bei vielen Ländern musst du bei Einreise einen Reisepass vorzeigen, der zum Zeitpunkt der geplanten Ausreise noch mindestens sechs Monate gültig ist. Den Reisepass solltest du bestenfalls 3 Monate vor Abreise bei deinem zuständigen Bürgeramt beantragen (gegen Aufpreis geht das auch in Bürgerämter außerhalb deines Wohnortes). Falls du nur noch einen kurzen Zeitraum vor deiner Abreise hast, kannst du auch einen vorläufigen Reisepass beantragen.
Tipp 6: Informiere dich über deine Mobilfunkoptionen.
Solange die Workation innerhalb der EU stattfindet, ist die Nutzung deines Mobilfunkvertrages kein großes Problem. Seit dem Jahr 2017 kannst du bis zu 4 Monate pro Jahr deinen Mobilfunktarif ohne Extra-Kosten im EU-Ausland nutzen. Gespräche aus dem EU-Ausland werden in das Heimatland gemäß des Mobilfunktarifs abgerechnet. Zudem kosten Telefonate seit 2019 aus Deutschland in andere EU-Länder grundsätzlich nur noch maximal 19 Cent pro Minute.
Außerhalb der EU oder des EWR sieht dies jedoch anders aus. Das Telefonieren oder das Nutzen des Roamings sind mit zusätzlichen Kosten verbunden. Laut der Verbraucherzentrale gilt hier eine weltweite Kostenbremse, die standardmäßig bei 59,50 Euro liegt. Ist dieser Betrag erreicht, wird die mobile Internetverbindung meist automatisch getrennt. Es gibt jedoch Mobilfunkanbieter, die auch solche Länder, mit denen der EU beim Roaming gleichsetzen. Weitere Möglichkeiten bestehen in diesem Fall vor Ort oder im Vorfeld per Post eine ausländische SIM-Karte zu kaufen. Alternativ kannst du bei deinem eigenen Netzanbieter einen Auslandstarif oder eine Auslandsoption dazu zu buchen.
Investiere in eine gute Internetverbindung bei deiner Unterkunft: Ein schnelles und zuverlässiges Internet ist unerlässlich, um produktiv zu arbeiten. Überprüfe vorab die Internetgeschwindigkeit an deinem Reiseziel. Überlege dir auch einen Plan B, falls die Internetverbindung in der Unterkunft mal streiken sollte.. Z. B. ein gut funktionierender mobiler Hotspot oder einen VPN-Dienst. Auch ein schnell erreichbares Café mit guter Internetverbindung oder ein Co-Working-Space können im Fall der Fall echte Lebensretter sein.
Tipp 7: Organisiere die notwendigen Remote Tools.
Die richtige Ausrüstung richtet sich grundsätzlich nach deinen Anforderungen bzw. den deiner Arbeit. Während ein gutes Laptop und Mobilfunkgerät grundsätzlich als Mindestanforderungen gelten, gibt es einige Geräte wie z. B. ein weiterer Monitor, Headset, eine externe Tastatur oder eine Maus. Alles Dinge, die du nur unter Umständen benötigst. Vielleicht gibt es auch die Möglichkeit in deiner Unterkunft eine LAN-Verbindung herzustellen, hier müsstest du in Erfahrung bringen, ob du dein eigenes LAN-Kabel mitbringen musst.
Dazu gibt es viele digitale Tools, die für die Zusammenarbeit mit entfernten Teams nützlich sein könnten. Dazu gehören:
- Videokonferenz-Tools, wie z. B. Microsoft Teams, Zoom, Skype und Google Meet
- Projektmanagement-Tools, wie z. B. Asana, Trello und Basecamp
- Messaging-Tools, wie z. B. Slack und Microsoft Teams
- Bildschirmfreigabe-Tools, wie z. B. TeamViewer und AnyDesk, falls du mal technischen Support aus dem Unternehmen benötigst
- Cloud-Speicher-Tools, wie z. B. Microsoft Sharepoint, Dropbox und Google Drive
- Virtuelle private Netzwerke (VPN), dadurch kannst du für eine sichere Verbindung sorgen, was besonders nützlich ist, wenn du mit sensiblen Daten arbeitest
- Online-Notizbücher, wie z. B. Evernote und OneNote
- Passwort-Manager, wie z. B. LastPass oder 1Password
- Bildschirmaufnahmewerkzeuge, wie z. B. Loom und Camtasia, die bei u. A. bei der Erstellung von Schulungsvideos unterstützen können
Tipp 8: Überlege dir, wie du deine Selbstmotivation zum Arbeiten hochhalten möchtest.
Die Sonne scheint, die Wellen sind perfekt, um auf das Surfboard zu springen und du hast eine dringende Abgabe? Mit dem ganzen Urlaubsfeeling kann es schon mal schwierig sein, sich selbst zu motivieren. Eine wichtige Voraussetzung für Selbstmotivation ist es daher, sich neben einem Konzept für Arbeitsorganisation selbst klare Ziele zu setzen (SMART-Modell – Ziele sollten spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert gesetzt sein). Um größere Ziele und Deadlines praktisch herunterzubrechen, sind To-Do-Lists oder Zeitpläne genau das richtige. Deine Zeitpläne sollten dabei nicht nur bestimmte Aufgaben, sondern auch Pausen, „Me-Time“ und deine geplanten Unternehmungen berücksichtigen.
Belohne dich selbst, wenn du einen Meilenstein oder eine Deadline erledigen konntet und feiere deine Erfolge. Das kann so klein wie ein Spaziergang, ein leckerer Smoothie oder ein Powernap in der Sonne sein. Oder auch größer, wie ein paar reine Urlaubstage, eine Strandparty bis um 6 Uhr morgens oder eine aufregende Unternehmung. Hake Punkte ab, die schon lange auf deiner Bucketlist stand.
Was ebenso wichtig ist, sind deine soziale Kontakte – sowohl im physischen Umfeld als auch mit Kollegen oder Gleichgesinnten. Das kann dazu beitragen, dass du dich nicht isoliert fühlst und motivierter bist. In vielen Orten der Welt gibt es größere Hubs, Events und lokale Meet-Ups für digitale Nomaden – und die Community wächst immer weiter an. Auch digital kann man sich hier gegenseitig unterstützen und Tipps austauschen.
Tipp 9: Behalte deine Finanzen im Überblick.
Standardmäßig geben wir mehr Geld (für Essen, Freizeitaktivitäten, …) im Urlaub aus als im normalen alltäglichen Leben. Daher ist es bei einem längeren Aufenthalt im Ausland besonders wichtig dein Budget im Auge zu behalten. Dafür helfen ganz einfache Haushaltsbücher oder digitale Budget Tools, mit denen man sein Budget planen kann oder Kontenmanagement betreiben kann. Hier helfen beispielsweise die Apps wie MoneyControl, Zuper, Finanzguru, Outbank oder Budgetplaner von Deutschland im Plus. Eine ebenso einfache wie kostenlose Methode ist sich eine einfache Excel-Vorlage zu holen.
Hier findest du einen Template-Vorschlag für deine persönliche Workation Monatsbudget-Planung.
Tipp 10: Erstelle dir eine Checkliste bis zur Abreise.
Bei den ganzen To-Dos bis zu deiner Abreise ist größte Sorgfalt geboten. Gibt es doch so einige Dinge, die du bereits Monate vor Abreise berücksichtigen (z. B. Beantragung Reisepass oder Impfungen) oder geklärt haben solltest. Ein klärungsbedürftiges Detail wäre z. B. wenn du etwas zuhause zurücklässt, das besonders pflegeintensiv ist (z. B. ein Haustier, ein Garten, vermietete Wohnungen). Gibt es jemand, der dich vor Ort vertreten kann? Neben einer To-Do-Liste sollte auch eine Packliste nicht fehlen. Hier empfehlen wir dir ebenfalls, diese schon Wochen vor Abreise zu beginnen. So kannst du gegebenenfalls noch Dinge vorher besorgen oder vorbereiten.
Hier findest du einen Template-Vorschlag für deine persönliche Checkliste.
